這是一篇結合Token2049活動和Devcon活動的一些覆盤，來自運營的視角。可能有所遺漏，歡迎評論補充。
隨着Crypto的快速發展和項目方的需求。進行線下活動成爲了一個必須要闖過的關。
剛結束的Devcon和Token2049 SG和一系列的side event，爲加密行業從業者、投資人和愛好者提供了一個交流和學習的平臺。當然，活動辦完也得好好覆盤一波，看看有什麼坑，怎麼避坑。
雖然活動有很多不確定性，但是有個流程，心中有數就不至於臨時全部推倒重做。
咱們Crypto的人不是只會吹牛B！的都是辛苦工作的人！我們不是草臺班子！
在這裏，即是向老闆表明自己的專業性，也能減少無效工作！
一、活動確認（籌備階段）：
1. 明確目標和受衆
面向大衆還是面向小範圍人羣？
面向大衆還是面向小範圍人羣？
什麼人羣：To VC、To 項目方、To 開發者還是To consumer
實戰經驗：
在這個階段很多小夥伴其實並不在意，只想聲勢浩大。
但是事實上我們會發現，不是熱鬧就好的，活動本身要服務於你的目的！ 可能你的活動是想要好好討論，也來了很多有價值的小夥伴；但是定了個酒吧，四周都是激情的音樂，大家就討論不起來，只能純high，喪失了活動本來的意義。
之前token2049的經驗是：去了很多，記得的人和項目真的不多。
有個值得一提的小插曲，在清邁去到Invisible Garden線下活動，他們通過開發者社區的推薦，對於參加的開發者會進行審覈dd，具體到查看Github的代碼。人數雖然沒有場場爆滿，但是參與的小夥伴都是ZK的開發者，在demo day時，不同項目的開發者可以互相交流使用的加密技術，給出意見，並且進行具體的辯論，作爲一個ZK的編外人員，感覺學習到很多，質量非常高。
2. 資源摸排
2.1 場地摸排：
當地的什麼場地合適，預算多少；能提供什麼（食物、酒水），不能提供什麼（比如不能抽菸），有什麼限制（比如不能喝酒，人數不能超過500）。
舉例：這次2049去了一個AI相關的活動，地方選的非常美麗是個很有格調的酒吧，但是有點小，酒水區和演講區距離太近；導致networking的人聲音太大，影響演講者；演講者只能被迫提高音量，結果非常吵。觀感很差。
2.2 贊助支持:
這個其實靠團隊的BD資源。不過當你確定了受衆和場地之後，跟贊助爸爸談的時候也能心中有數，有的放矢。
2.3 嘉賓支持:
這個其實也靠團隊的BD資源。邀請知名的行業嘉賓、投資人和技術專家是提升活動影響力的重要方式。尤其是在活動密集的時候，比如在曼谷和新加坡的活動，大家會報名很多活動，但是具體到當天去哪個活動，cohost合作項目和嘉賓就是那個決定因素。
2.3 推廣資源：
比如是否需要本地的一些社區，營銷渠道（除了luma之外，當地人會用eventbrite之類的嗎？）
跟線下的Crypto社區合作是一個不錯的想法，提前調研好社區，提前談好推廣合作，比如官推互推，互粉，才能真的達到活動目的，活動是線下接觸的場所，但不代表不需要提前做準備。
二、活動策劃（籌備階段）：
1. 議題策劃
打造吸引力強的議題一個成功的活動離不開高質量的內容策劃。內容是加密貨幣活動的核心，吸引目標受衆參與的關鍵因素。設計活動議程時，可以從以下幾方面入手：熱門話題討論： 結合行業趨勢和市場熱點，策劃具有前瞻性的議題。例如，Token2049圍繞Web3、DeFi、NFT、區塊鏈基礎設施等當前熱門領域設置了多個討論環節，吸引了大量參與者的關注。
2. 多樣化的互動形式（可能需要）
其實如果是開心的大party也不用想這麼多。但是如果是白天的分享的話，可能要仔細琢磨一哈。
單純的演講和項目展示可能難以保持參與者的熱情。通過增加互動環節，如小組討論、圓桌會議、現場問答以及互動式體驗區，可以使活動更加生動有趣，提升參與者的體驗感。
案例：Solana Breakpoint在設計活動時，提供了多個區域，讓參與者能夠積極參與討論並進行深度的交流。
項目方展臺（Booth）：提供給項目方用於品牌展示和推廣，方便與社區和投資者互動。
演講和辯論舞臺（Stage）：Breakpoint 的演講質量極高，內容豐富。嘉賓們在有限的時間內積極展示項目成果和思路，形式多樣，辯論環節尤其精彩，觀點碰撞激發新的靈感。感興趣的朋友可以在網上查看回放。
開發者專區和黑客鬆活動：在黑客鬆場地，開發者們安靜地編寫代碼，專注於技術創新。這裏沒有喧囂，只有對技術的熱愛和探索。
再比如Devcon，開發者和builder屬性更強，不僅給出了很多單獨的社區Booth，還有一個專門休息的睡眠區。
3. 現場體驗設計
在活動設計中，體驗感非常重要。除了議題和互動環節，活動的配套設施和服務也能直接影響參與者的滿意度。確保場地內的設施完備，提供優質的餐飲、舒適的休息區和完善的簽到流程都能極大地提升參會體驗。
案例：比如去年的Web3 Festival HK，有的地方是消防通道，不能放Banner，主辦者沒確認清楚，場地安保直接收走了，主辦方也不知道，場地、項目方、活動主辦方來回溝通，非常糟心。
比如今年的Token2049，不同展位關聯性其實看不太出來，都是隨緣，個人體驗是感覺很亂，一個房間不同類型的項目方都有，跑來跑去很迷糊。
4. 物料設計
線上宣傳物料
線上物料主要用於預熱和推廣活動，關鍵是抓住受衆眼球並傳達清晰的活動信息。
文案撰寫：包括活動簡介、嘉賓介紹、議程安排，確保簡明、有吸引力，傳遞活動核心價值。
主視覺與海報設計：主視覺（KV）是線上宣傳的核心，確保在海報、邀請函、社交媒體宣傳等場景下統一風格。
倒計時與邀請函：倒計時素材通過社交媒體製造緊迫感，邀請函則用於提升VIP和重要嘉賓的參與意願。
線下物料
線下物料直接影響現場的體驗和氛圍，需提前準備並與場地溝通。
場地物料：桌椅、背景板、水牌等。背景板應包含活動和贊助商LOGO，打造視覺統一感；水牌和導向標識有助於參會者清晰找到各功能區域。
發放物料：宣傳單、手環、貼紙等。手環控制入場權限，也可以成爲紀念品；宣傳單可能可以包含活動議程，便於參會者瞭解整體流程。
三. 預算（籌備階段）
3.1 預估預算
這裏只是一個大概的數字，但是非常重要，因爲這是你的老闆最關心的！老闆不一定會糾結帽子是cap還是hat，但是一定會看你的預算要花5wU還是6wU。
預算是活動執行的重要環節，不僅需要準確估算總體支出，還要明確各方的出資比例。活動的預算規劃應涵蓋：
場地：確認大概活動時間範圍下的不同日期，不同時長價格（下午和晚上的價格，多用一小時的價格可能都不一樣哦）
食物，酒水
設備租賃：音響，燈箱，屏幕等
市場推廣費：記得涵蓋嘉賓開支哦
物料費用：在這裏確認一下大頭和範圍就好，讓老闆心中有數，具體的物料可能要看活動議程安排。如果想發放精美的物料的時候也能機動調整（比如充電寶，小風扇這些有趣的物料）。
通過給老闆報價，也能更清楚的瞭解到，老闆心裏是咋想的。
老闆想辦多大的活動，什麼級別的活動，在這裏你會有具體的認識。
在預算這邊，我的老闆都非常非常大方，所以做好控制，推進容易。但是Crypto的人一個賽一個能吹（這是Founder的必備技能），認識的很多落地的小夥伴就抓耳撓腮了。在此提供一條思路。
3.2 預算分配
雖然預算看似只是一個數字，但實際操作中涉及的資金安排可能會引發很多糾紛。
確認不同合作方需要背多少預算指標，不同級別的贊助給到什麼權益，就顯得尤爲重要。
本人在Crypto做marketing兩年，每次大活動之後都會聽到八卦和各種扯皮。誰少給錢，誰多給錢，這裏預估預算除了確認總預算之外，也儘量確認清楚合作方要出的錢和要拉的贊助。
小結： 雖然沒有寫的很細，但3.1 和3.2 其實很考驗統籌能力。預算花錢很多，但是我們還有贊助啊！贊助意向都很高，那是不是活動可以換個更好的場地？
靈活變通，多方溝通。Web3的BD們！我們不只BB，我們還有Development，D下去的能力！展現你們的時刻到了！
四、營銷推廣（執行階段）：
1. 預熱
1. 多渠道宣傳
活動宣傳的目的是吸引目標受衆，並爲活動營造出聲勢。可以通過社交媒體、社區平臺、加密貨幣媒體等多種渠道進行廣泛宣傳。利用好合作社區宣傳，如果賣票的活動，設計好分銷框架。
2. 與贊助商的聯合推廣
與贊助商合作也是擴大活動宣傳的有效途徑。許多贊助商會在他們自己的平臺或渠道上進行活動宣傳，爲活動帶來更多的曝光機會。
2. 活動落地：
a. 寫rundown！～
一定要寫rundown，簡單明瞭，最關鍵的是心裏有數，有意外不會慌。
在活動執行中，應重點關注以下幾方面：
簽到與引導流程： 高效的簽到和清晰的指引牌能夠提升參會者的第一印象。
展區與互動區設計： 設置項目展區、互動區、體驗區等，方便參會者深入瞭解和體驗產品。T
活動應用與數字互動： 設計專屬的活動應用或小程序，Luma上做好更新和同步，小羣聊也可以利用起來，方便參會者隨時查看活動議程、與其他參會者互動、領取禮品等，提升整體參與感和便捷性。
b. 多方溝通
在加密貨幣活動的運營過程中，多方溝通是確保活動順利落地的關鍵。活動組織者需要與場地方、合作伙伴、內部團隊、媒體以及活動參與人員保持高效的溝通協調，確保各個環節無縫銜接。以下是溝通工作的具體步驟和要點：
場地溝通：
在確定場地後，必須進行詳細的場地勘察和溝通，確保活動在現場的順利進行。
踩點測量：提前到場地進行現場勘察，確認活動的具體陳列位置、展位擺放、簽到處、休息區等位置的規劃。
接電和設備調試：與場地方確認是否可以提供充足的電源、網絡、音頻設備等。確保所有技術設備都能正常運行，特別是涉及直播的場合。
進場與撤場時間：明確場地的開放時間，確保進場和撤場時間有足夠的緩衝時間，避免突發狀況影響活動進度。
特別注意事項：瞭解場地的使用規則和限制，如防火規範、人數上限、吸菸區、食物飲品的供應限制等，避免在活動過程中違反場地規定。
合作伙伴溝通：
商務合作關係的成功對活動的預算、資源和整體效果起到至關重要的作用。活動主辦方需要與合作伙伴保持積極溝通，確保雙方合作愉快、共創價值。
商務談判：與贊助商、合作伙伴進行清晰透明的談判，明確雙方的需求和利益點。確保贊助商的品牌露出、廣告位、宣傳物料等在活動中的呈現效果與承諾一致。
共創活動：關注合作伙伴的需求，尋找低成本的共創機會，儘可能利用合作伙伴的資源來共同提升活動的影響力，帶來額外的流量和關注度。
提供定製化解決方案：根據合作方的業務需求定製專屬的宣傳或體驗環節，比如Pitch day，可能會需要具體的小房間進行私聊，提前考慮好，不僅顯得團隊專業，也能確保他們的參與價值最大化。
內部團隊溝通：
內部協調是活動運營的核心，所有現場的執行細節都依賴於團隊的協作和配合。
活動支持人員安排：提前明確公司內部支持人員的職責分工，如簽到處人員、技術支持、現場引導、物資管理等崗位，確保現場有人可以隨時處理突發情況。
培訓與準備：在活動前對所有支持人員進行培訓，包括瞭解場地佈置和流程、參會者問題解答、基本禮儀等。（很多在現場的主辦方的運營小夥伴都是臨時找的人，可能連廁所都不知道在哪裏😂，那花錢找個人全場轉或者在門口守着，對項目一問三不知，有啥用呢，至少讓大家掃碼進TG問啊，也算有轉化😂）
f. 人員溝通：
確認好所有現場工作人員，確保活動流程順暢進行。
主持人和演藝人員：提前確認主持人、演講嘉賓、演藝人員等的排期，並與他們充分溝通活動流程、時間節點和內容要求。確保每位嘉賓瞭解自己的發言或表演時間，彩排可以看活動規模，不一定必要，感覺流程寫清楚就好。
禮儀人員和工作人員：確認禮儀人員的站位、迎賓流程、禮品發放等細節，確保現場秩序井然技術支持、設備操作人員也需提前熟悉設備操作，確保音響、投影、直播等設備的順利運行。
遇見了很多活動，小夥伴想和主辦方認識一哈都找不到人，臨時請來看站臺的人，對項目也一問三不知。
g. 邀約：
活動的邀約工作需要精準且及時的執行，確保重要嘉賓和參會人員能夠準時參與。
邀請函設計與發送：設計具有吸引力和專業感的邀請函，並通過郵件、社交媒體和活動平臺等多種渠道分發，確保目標受衆能夠收到邀請。
嘉賓確認與跟進：在發送邀請後，定期跟進受邀嘉賓的反饋，確認他們的參會意願並提供詳細的活動信息，確保重要嘉賓不會錯過活動。
VIP邀約與接待：對VIP嘉賓提供個性化服務，如單獨的接待和安排，讓他們感受到活動的重視程度，從而增強他們對活動的好感度。
五、活動覆盤與反饋：持續優化
一場成功的活動離不開後續的覆盤與反饋。活動結束後，收集參與者的反饋意見，分析活動中的亮點與不足，爲下一次活動的策劃提供改進方向。可以通過以下方式進行覆盤：
數據分析： 通過數據分析活動的報名情況、參會人數、線上傳播效果等，評估活動的整體成效。
數據分析： 通過數據分析活動的報名情況、參會人數、線上傳播效果等，評估活動的整體成效。
數據留存：下次可以複用，重新邀請
團隊內部總結： 舉行團隊內部總結會議，覆盤活動的執行流程，討論遇到的問題和解決方案，以優化後續活動的執行效率。
團隊內部總結： 舉行團隊內部總結會議，覆盤活動的執行流程，討論遇到的問題和解決方案，在這個階段，切忌推鍋，不要聊是誰的問題，重點在怎麼解決問題。以優化後續活動的執行效率。
結語
看到了很多小夥伴，認認真真，苦哈哈做運營和marketing，既然付出了這麼多努力，真的不想被當成草臺班子。
